Cada conversación de WhatsApp, registrada en HubSpot sin copiar nada

¿Cómo funciona el flujo?

1. 01Llega un mensaje

   Un cliente escribe al número de WhatsApp Business de la empresa.

2. 02Se busca el contacto

   El flujo comprueba si ese número ya existe en HubSpot. Si no, lo crea con origen "WhatsApp".

3. 03Se registra la conversación

   Los mensajes quedan en la ficha del contacto, en su línea de tiempo.

4. 04Se asigna y se avisa

   El contacto entra en el embudo que corresponde y su comercial recibe la notificación.

5. 05Se programa el seguimiento

   Si nadie responde en el plazo acordado, HubSpot crea la tarea y recuerda.

¿Para qué se usa?

• Contactos que llegan por WhatsApp desde una campaña y hay que atribuir a esa campaña.
• Equipos comerciales de varias personas que necesitan ver el historial de cada cliente.
• Seguimientos que hoy se olvidan porque viven en el chat de una sola persona.
• Respuesta automática al primer mensaje fuera de horario, con registro en el CRM.

¿Qué hace falta tener?

• Un número de WhatsApp Business verificado, migrado a la API oficial de Meta (se conserva el número).
• Una cuenta de HubSpot con el embudo de ventas definido: etapas, propietarios y qué es un lead.
• Acordado por escrito qué se responde en automático y qué pasa a una persona.
• Consentimiento de los contactos a los que se vaya a escribir primero.

Preguntas frecuentes

• ¿Hace falta cambiar de número de WhatsApp?

  No. El número de WhatsApp Business se migra a la API oficial conservando el mismo número. Lo que cambia es desde dónde se responde: en vez de la aplicación del móvil, desde una bandeja compartida que sí puede hablar con HubSpot.

• ¿Funciona con el HubSpot gratuito?

  Para crear contactos, registrar conversaciones y crear tareas, sí. Las automatizaciones más avanzadas dentro de HubSpot (secuencias, flujos de trabajo) requieren sus planes de pago; en el diagnóstico se revisa qué plan tiene la empresa y qué parte del flujo conviene montar fuera de HubSpot.

• ¿Los mensajes antiguos se importan?

  Depende de cómo esté hoy el número. Si ya estaba en la API, el historial se conserva. Si está en la aplicación de WhatsApp Business, Meta permite sincronizar el historial reciente al migrar en modo de coexistencia, siempre que la empresa lo autorice desde su propio teléfono.

• ¿Se pueden enviar mensajes desde HubSpot?

  Sí, dentro de las reglas de WhatsApp: para iniciar una conversación hace falta una plantilla aprobada por Meta y el consentimiento del contacto. Las respuestas dentro de una conversación abierta no tienen esa limitación.