Cotizaciones automáticas del CRM a WhatsApp en 3 pasos

Adiós a la escena de todos los días: el cliente pide precio por WhatsApp, el comercial abre el CRM, busca los datos, abre la plantilla, copia los precios, exporta el PDF, vuelve a WhatsApp y lo adjunta. Diez minutos por cotización, con un error de copia cada tantas.

Este es el tutorial para que ese trabajo ocurra solo. Son tres pasos, y el primero no es técnico: es el que decide si los otros dos salen bien.

¿Qué hace falta tener antes de empezar?#

Hace falta que la información viva en un sitio y que ese sitio sea el CRM. Si los precios están en la cabeza de cada comercial o en un Excel que cada uno tiene distinto, no hay nada que automatizar todavía.

Lo mínimo, comprobado antes de tocar ninguna herramienta:

• Los productos o servicios con su precio dentro del CRM, actualizados. Si hay precios por volumen o por tipo de cliente, escritos como regla, no como costumbre.
• Los datos del cliente completos en su ficha: nombre, empresa, identificación fiscal si la cotización la necesita, y el número de WhatsApp con prefijo de país.
• Una plantilla de cotización que la empresa ya use, con los huecos identificados: dónde va el cliente, dónde los conceptos, dónde el total, dónde las condiciones.
• El número de WhatsApp Business en la API oficial de Meta. Sin esto, ningún sistema puede enviar mensajes por tu número. En cómo automatizar la atención por WhatsApp está explicado qué implica y cómo se hace conservando el número.

Si algo de esta lista falta, ese es el trabajo previo, y es más importante que el flujo.

Paso 1: ¿Cómo se define qué dispara la cotización?#

Se define un momento concreto en el CRM que signifique "esta cotización tiene que salir". Lo más limpio es una etapa del embudo llamada Cotizar, o una casilla en el trato. Cuando el comercial mueve el trato ahí, el flujo arranca.

Por qué una etapa y no otra cosa:

1. Es un gesto que el comercial ya hace: mover tratos por el embudo.
2. Deja rastro: se sabe cuándo se pidió cada cotización y quién la pidió.
3. Se puede deshacer: si se movió por error, se devuelve y no pasa nada.

Lo que no conviene es disparar la cotización desde un mensaje del cliente ("mándame precio"). Un cliente puede pedir precio de algo que no está claro, y entonces la decisión de qué cotizar tiene que ser de una persona. El disparador es el comercial, no el cliente.

En este paso se decide también qué trato es cotizable: el flujo comprueba que tenga productos asociados, cantidades y un número de WhatsApp. Si falta algo, no genera nada: avisa al comercial de qué falta y se para. Una cotización con huecos vacíos es peor que ninguna.

Paso 2: ¿Cómo se monta el documento con los datos del CRM?#

El flujo toma del trato lo que necesita y rellena la plantilla. En orden:

1. Lee el trato: cliente, productos, cantidades, comercial responsable.
2. Calcula los importes con las reglas escritas en el paso previo: precio por unidad, descuentos por volumen si los hay, impuestos según el país.
3. Rellena la plantilla en el formato de la empresa (un documento, un PDF, una página).
4. Guarda el documento en la carpeta del cliente y enlaza el archivo al trato en el CRM, para que cualquiera lo encuentre después.
5. Numera la cotización con un correlativo, para que no haya dos con el mismo número.

Hay dos decisiones aquí que conviene tomar antes y no sobre la marcha:

Esa última fila es la que más tranquilidad da. Las primeras semanas el flujo prepara la cotización y el comercial la aprueba con un clic. Lo que el comercial corrige en esas semanas es lo que faltaba por definir, y se ajusta. Cuando deja de corregir, se decide qué tipos salen solos.

Paso 3: ¿Cómo se envía por WhatsApp y qué pasa después?#

Se envía con una plantilla de mensaje aprobada por WhatsApp, que es el formato que Meta exige para que una empresa inicie o retome una conversación. La plantilla lleva un texto fijo con huecos (nombre, número de cotización, validez) y el documento adjunto o un enlace.

El flujo completo del envío:

1. Comprueba el consentimiento: el cliente tiene que haber aceptado recibir mensajes de la empresa por WhatsApp. Si no consta, el flujo no envía y avisa.
2. Envía la plantilla con la cotización por la API, desde el número de la empresa.
3. Registra el envío en el CRM: fecha, hora, número de cotización, estado de entrega.
4. Mueve el trato a la etapa siguiente (Cotización enviada).
5. Programa el seguimiento: si el cliente no responde en el plazo acordado, el CRM crea la tarea de seguimiento al comercial. No escribe al cliente por su cuenta.

Cuando el cliente responde, la conversación llega a la bandeja del equipo con la cotización y el historial delante. A partir de ahí es una venta normal: la negociación, el descuento y el cierre son del comercial, no del flujo.

¿Qué suele salir mal la primera vez?#

Tres cosas, y las tres son de datos, no de software:

• Precios desactualizados en el CRM. El flujo cotiza lo que el CRM dice. Si el CRM dice el precio del año pasado, sale el precio del año pasado. La solución es que el CRM sea el único sitio donde viven los precios.
• Números de WhatsApp sin prefijo. Un número guardado como "313 793 8618" no es un destino válido para la API. Hay que limpiarlos una vez y guardarlos bien desde entonces.
• Cotizaciones que necesitaban criterio. Un cliente especial, un proyecto raro, una condición distinta. El flujo la monta como estándar y el comercial la corrige. Está bien que pase: es la señal de que ese tipo de cotización no debe salir sola.

Ninguna de las tres se arregla con más automatización. Se arreglan ordenando los datos.

¿Con qué herramientas se monta?#

Con las que la empresa ya tenga, casi siempre. HubSpot, Pipedrive o Salesforce como CRM; Make o n8n para el flujo; la API de WhatsApp Business para el envío. Si el CRM es HubSpot, el flujo de conexión con WhatsApp está descrito paso a paso en HubSpot + WhatsApp, y la elección entre plataformas de automatización en Make vs Zapier vs n8n.

En NODBU, agencia de automatización de procesos y desarrollo a medida para PyMEs, este es uno de los flujos que más se piden y uno de los que antes se nota: la cotización que tardaba diez minutos pasa a tardar lo que tarda un clic. Lo que decide si sale bien no es la herramienta: es haber hecho el paso previo. Si quieres saber cuánto te llevaría en tu caso, cuéntanos cómo cotizas hoy.