La hoja de cálculo y el CRM con los mismos datos, siempre

¿Cómo funciona el flujo?

1. 01Se define qué columna es qué

   Cada columna de la hoja se corresponde con una propiedad de HubSpot. Se acuerda una vez.

2. 02Entra una fila nueva

   Al añadir un contacto en la hoja, el flujo lo crea en HubSpot, o lo actualiza si ya existía.

3. 03Cambia algo en HubSpot

   Si un comercial actualiza una etapa o un dato, la hoja lo refleja.

4. 04Se evitan duplicados

   El flujo compara por correo o teléfono antes de crear nada nuevo.

5. 05Los reportes salen de la hoja

   El gerente sigue abriendo su Excel de siempre, pero con datos del día.

¿Para qué se usa?

• Listas de contactos de ferias o eventos que hay que subir al CRM sin pasarlas a mano.
• Reportes semanales en Excel que hoy se arman copiando datos del CRM.
• Equipos donde parte de la gente trabaja en el CRM y parte en la hoja, y ninguna ve lo de la otra.
• Migración progresiva de una empresa que lleva todo en hojas y quiere empezar con un CRM.

¿Qué hace falta tener?

• Una hoja con columnas fijas y un encabezado claro. Una hoja donde cada semana cambian las columnas no se puede sincronizar.
• Un campo que identifique al contacto sin dudas: correo o teléfono.
• Acceso a HubSpot con permiso para crear y editar contactos.
• Decidido quién manda cuando los dos lados dicen algo distinto del mismo cliente.

Preguntas frecuentes

• ¿Funciona con Google Sheets además de Excel?

  Sí, y de hecho es más sencillo: Google Sheets está en la nube y se conecta directamente. Con Excel hace falta que el archivo esté en OneDrive o SharePoint, no en el disco de un ordenador, para que el flujo pueda leerlo.

• ¿Qué pasa si dos personas cambian el mismo dato a la vez?

  Se acuerda una regla antes de conectar: normalmente el CRM manda, porque es el sistema donde el equipo comercial trabaja. El flujo aplica esa regla siempre igual. Lo que no puede hacer es adivinar cuál de los dos tiene razón.

• ¿Se puede sincronizar solo en una dirección?

  Sí, y muchas veces conviene. Una hoja que solo alimenta al CRM (lista de un evento) no necesita recibir cambios de vuelta. Se decide por hoja, no por integración.